Miten valita oikea ja yritykselle sopiva IT-järjestelmätoimittaja eli pitkäaikainen kumppani?

IT-järjestelmätoimittajan kilpailutus ja valinta ei aina ole ihan helppoa eikä yksinkertaista, vaikka teknologia olisi valittu ennakkoon. Lisää haasteita kilpailutukseen ja valintaan tuo se, että teknologiaa ei ole valittu, tai edes rajattu ennakkoon.

Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin toimittajan valintaan kilpailutuksessa, jossa teknologia on jo tiedossa ja valittu.

On aina hyvä miettiä ja suunnitella ennakkoon mitkä ovat valintakriteerit kilpailutuksessa ja mille osa-alueille annetaan eniten painoarvoa valinnassa. Liian usein valitettavasti tuijotetaan vain itse kilpailutettavan projektin hintaa ottamatta tarpeeksi huomioon muita osa-alueita. Tarjouksella esitetty halvin hinta, kun ei välttämättä tule pitkässä juoksussa olemaan se halvin, tai edes siellä edullisimpien joukossa. Ja vaikka hinta olisi halvin, niin saatko varmasti tarjotulla hinnalla kaiken sen mitä olet tilaamassa

Askeleet onnistuneeseen toimittajavalintaan.

Jos kohdissa 1. ja 2. jo tulee epävarma olo mistä ja miten aloittaa, niin ota yhteys asiantuntijaan eli Kilahduksen järjestelmä- ja toimittajariippumattomaan konsulttiin.

1. Kartoitetaan valitun teknologian toimittajat (Suomessa sekä tarvittaessa muissa maissa) ja listaa ne
2. Hankitaan riittävä perustieto listatuista toimittajista ja pisteytetään toimittajat saatavilla olevien perustietojen mukaan
3. Päätetään ennakkoon halutaanko kilpailutukseen mukaan myös muita kuin suomalaisia toimittajia
4. Valitaan listalta 5–8 yritykselle sopivinta toimittajaa, lähetetään heille infoa ennakkoon tulevasta kilpailutuksesta, kerrotaan kilpailutuksen eteneminen, aikataulu ja tulevan projektin tavoiteaikataulu sekä kysytään suoraan onko toimittajalla kiinnostusta ja kaistaa tulevaan projektiin. Reagoinnista ja vastauksista voi tunnistaa useita asioita, ainakin rivien välistä 😊
5. Tehdään tarvittaessa raaka alkukarsinta niistä, joille lähetettiin ennakkoinfoa sen mukaan, miten reagoivat tai millaisia vastauksia saadaan
6. Toimitetaan tarjouspyynnöt sekä niihin liittyvät muut dokumentit aikaisemmin annetun aikataulun mukaan
7. Pyydetään kuittaamaan, että lähetetyt dokumentit on vastaanotettu
8. Edetään valintaprosessissa johdonmukaisesti ja aikataulussa
9. Informoidaan kaikkia osapuolia mahdollisista aikataulu ja muista muutoksista hankintaprosessissa

Rakennetaan ja toteutetaan riittävän kattava sekä informatiivinen tarjouspyyntö liitteineen, niin sen varmemmin saadaan lähempänä todenmukaisuutta olevia tarjouksia.

Hyvä ja kattava tarjouspyyntö sisältää:

• Yrityksen perustiedot
• Yhteyshenkilöt ja vastuualueet
• Projektin tarkoituksen ja tavoitteet
• Projektin aikatauluun vaikuttavat tekijät ja vähintään tavoiteaikataulun
• Valitun järjestelmän asemoinnin ekosysteemiin ja tiedot vähintään muista liittyvistä järjestelmistä, niiden roolista sekä tiedot toimittajista
• Arkkitehtuurilinjaukset
• Riittävän kattavan vaatimusmäärittelyn
• Valintaprosessin aikataulut ja arviointikriteerit
• Hankintapäätöksen keskeiset arviointikriteerit
• Ohjeet tarjouksen sisältöön ja hinnoittelun esittämiseen tarjouksessa sekä tarvittaviin lisätietoihin
• Ohjeet tarjouksen toimittamisesta, aikataulusta ja kysymyksien esittämisestä liittyen tarjouspyyntöön

Mitä kaikkea tietoa sitten tarvitaan valinnan tueksi? Eli mitä kaikkea tarjouksen yhteydessä tulee toimittaa ja miten kilpailutukseen valitut saavat riittävästi infoa projektista?

Tarjouksen sisältö

Pyydetään toimittajaa erittelemään tai muuten tarjouksessa tuomaan esille vähintään seuraavat asiat:

• Yritysesittely
• Kuvaus tarjotusta kokonaisuudesta
• Referenssit vastaavista projekteista
• Organisaatio ja tarjottavat kehitysresurssit, asiakasvastaava, projektipäällikkö sekä käyttöönotosta ja mahdollisista integraatioista vastaavat henkilöt
• Toimittajan henkilöstön (projektiorganisaation) kokemus liiketoiminnasta sekä vastaavien ratkaisujen toteutuksista
• Toimialatuntemus
• Projektimalli ja alustava projektisuunnitelma
• Kustannusarvio tai mielellään jopa kiinteä hinta tarjotusta projektista
• Kuvaus tarvittavien integraatioiden toteutustavoista ja niiden kustannusarviot
• Tunti- ja päivähinnat tarjotuista palveluista sekä resursseista
• Ylläpito- ja tukipalvelut sekä jatkokehitys: palvelutasot, hinnoittelu
• Mahdolliset vuosittaiset lisenssi- ja käyttöoikeusmaksut
• Laskutus ja maksuehdot: projekti sekä tuki- ja ylläpitopalvelut
• Alustavat luonnokset (pohjat) toimitus- sekä tuki ja ylläpitopalveluiden sopimuksista

Toimittajan valintakriteerit

Valintakriteerit ja lopuksi valinta on tietysti sitten se tärkein asia.

Mietitään valmiiksi ja suunnitellaan mille valintakriteereille annetaan eniten painoarvoa?

Listataan kaikki mahdolliset valintakriteerit, annetaan niille prosenteissa painoarvo tehdään valmiiksi pisteytysjärjestelmä. Tässä me Kilahduksella käytämme hyväksi kokemaamme vakioitua mallia, jota saatetaan projektikohtaisesti muokata.

Valintakriteereitä saattaa olla hyvinkin pitkä lista, ja kannattaakin olla.

Alla listattu muutamia, jotka eivät ole tärkeysjärjestyksessä:

• projektin hinta
• jatkuvien palveluiden hinta
• referenssit
• tarjouksen sisältö ja kattavuus sekä ehdotetut ratkaisut
• näkemys tarjoajan sopivuudesta pitkäaikaiseksi kumppaniksi
• tarjotun tiimin kokemus ja osaaminen
• toimialaosaaminen
• sopimustekniset asiat, mm. sopimusaika, irtisanomisaika, immateriaalioikeudet sekä luonnollisesti sopimuksen selkeys
• tiimin arviointi tapaamisten perusteella

Ennen lopullista valintaa kannattaa aina myös ottaa huomioon se, että vaikka kyseessä onkin IT-projekti niin niissäkin vaaditaan ja tarvitaan ihmisten välistä kanssakäyntiä ja kommunikaatiota, joten tavataan aina toimittajien tarjottua tiimiä ja yhteyshenkilöitä saadaksemme kuvan siitä, kuinka hyvin kommunikaatio pelaa.

Me Kilahduksella tiedämme ja tunnemme suurimman osan suomalaisista IT-taloista, tunnistamme heidän vahvuudet sekä mahdolliset heikkoudet ja tiedämme lisäksi usein sellaisia asioista, joita ei julkisesti ole esillä, mutta ne saattavat vaikuttaa valintaan. Kokemus ja toimialatuntemus on meidän vahvuutemme!

Onko teillä järjestelmähanke tai kilpailutus ajankohtainen?

Vältetään yhdessä teknologiahankkeiden karikot – ota yhteyttä tai varaa suoraan tapaaminen täältä!

• Sähköposti: jouni@kilahdus.fi
• Puhelin: +358 40 5518528
• LinkedIn